La planification d’un événement est un travail qui peut facilement devenir assez stressant. Du mariage estival aux confrontations sportives, en passant par les concerts extérieurs, chaque planificateur d’événement ne souhaite qu’une chose : que son projet soit un succès !
Pour que votre prochain événement se déroule sans pépins, suivez ces 5 judicieux conseils !
Le succès appartient à ceux qui commencent tôt!
Planifier un événement requiert que vous pensiez à mille et un détails. De la recherche du DJ parfait jusqu’à la location de toilettes mobiles, vous en avez beaucoup sur votre assiette ! Pour vous assurer d’avoir assez de temps pour penser à tout, amorcez la planification de votre événement le plus tôt possible. En fonction de la grosseur et de l’importance de celui-ci, il vous faudra commencer de un à six mois d’avance. À la fin, le plus de temps vous accorderez à l’organisation, plus vous aurez de chances que votre événement soit réussi !
Ne pas avoir peur de déléguer
Les tâches à accomplir pour bien planifier un événement sont beaucoup trop nombreuses pour être toutes assumées par une seule personne. En tant que coordonnateur, il est nécessaire pour vous de déléguer le plus de tâches possible à vos coéquipiers, collègues ou bénévoles. Il peut être difficile de ne pas être en contrôle de tout, mais en donnant davantage de responsabilités aux membres de votre équipe, vous leur permettez d’être plus investis dans le projet et vous verrez même leur productivité augmenter.
Communiquer, communiquer, communiquer
Pour s’assurer que tout se passe bien, et pour éviter toute forme de malentendu, assurez-vous que les membres de votre équipe soient sur la même longueur d’onde quant aux tâches à faire et aux détails de l’organisation. Il existe plusieurs logiciels pour vous aider à bien gérer vos différents projets, ou vous pouvez tout simplement créer un tableau contenant toutes les informations essentielles facilement accessibles aux membres de votre équipe. L’important est que tous soient au courant des détails importants et qu’ils n’aient pas peur de poser des questions.
Toujours respecter son budget
Si vous ne définissez pas le montant que vous allouerez à la planification de votre événement, alors l’événement définira vos coûts pour vous. Pour établir facilement votre budget, créez une liste dans un tableur et faites l’énumération de tous les détails qui coûteront de l’argent. Tel un comptable, gardez vos livres à jour pour que vous puissiez voir exactement où vos ressources financières sont investies. Vous éviterez ainsi les mauvaises surprises !
Un plan B pour le Jour J
Même si vous prenez toutes les précautions nécessaires, il est fort probable qu’au moins une chose ne se déroule pas comme prévu le jour J. Pour éviter le mécontentement des invités et le stress que cela peut engendrer pour vous, faites une liste des éléments les plus importants de votre événement et prévoyez un plan B pour chacun. Ainsi, en cas d’imprévus, vous aurez des solutions à portée de main !
Vous ne pouvez jamais être trop prévoyants lorsque vous planifiez un événement!
En conclusion, que vous souhaitiez organiser une dégustation de vin ou un festival de musique, planifier un événement nécessite que vous soyez très organisé dès le commencement. Faites confiance à votre équipe pour vous aider à prendre tous les détails en charge, surveillez bien votre budget et votre événement sera un succès !